Noribert Private App

Datenschutzerklärung für die App „Noribert GbR“

Stand: 9. November 2026 · Online: https://noribert.app.robspace.de/datenschutz

Noribert ist eine private App für die Mitglieder der Noribert GbR. Sie verwaltet die Dokumente der Hausverwaltung und private Unterlagen in einer eigenen Nextcloud. Die App gibt es für iPhone, iPad und Mac, nur auf Deutsch.

1. Verantwortlich und Kontakt

Verantwortlich für die Datenverarbeitung in der App und auf dieser Website ist Robert Poetzsch (robspace), Brückenstr. 8A, 65719 Hofheim am Taunus, Deutschland. Dieselben Angaben stehen im Impressum auf robspace.de und unter https://noribert.app.robspace.de/impressum.

Fragen zum Datenschutz, Auskunft und Löschung: support@robspace.de

2. Kurz gesagt

  • Deine Dokumente liegen in der Nextcloud der GbR (robscloud), nicht bei Dritten.
  • Für Mitteilungen speichert die App kurzlebige Signale ohne Namen und ohne Dateinamen in Apples iCloud.
  • KI-Funktionen sind ausgeschaltet. Sie senden erst Daten an Anthropic, wenn du einen API-Schlüssel einträgst, ausdrücklich einwilligst und einen Bereich freigibst.
  • Office-Dokumente bearbeitest du über Nextcloud Office (Collabora) auf einem Server der GbR.
  • Beim Abmelden löscht die App alle Daten auf dem Gerät.
  • Keine Werbung, keine Analyse, kein Tracking, keine Absturz-Dienste von Drittanbietern.

3. Nextcloud (robscloud)

Die App verbindet sich mit der Nextcloud unter www.robscloud.de. Betrieben wird sie von uns, gehostet bei der Hetzner Online GmbH (Deutschland) als Auftragsverarbeiter.

Was dort gespeichert wird:

  • Dokumente, Scans und Fotos, die du über die App hochlädst, teilst, ablegst, neu anlegst oder bearbeitest. Die Nextcloud hält ältere Fassungen vor.
  • Im Ordner .noribert die Daten der App:
    • Titel, Tags, Absender und Felder zu Dokumenten, zum Beispiel Belegdatum, Betrag, Zahlungsstand und Fristen.
    • Aus Dokumenten gewonnener Text. Dazu gehören Angaben aus Überweisungs-QR-Codes (GiroCode) wie Empfänger, IBAN und Betrag.
    • Aufgaben, Kommentare mit @Erwähnungen und Notizen. Eine KI-Antwort landet dort nur, wenn du sie ausdrücklich als Kommentar speicherst.
    • Ein Verlauf, wer wann was geändert hat, auch Änderungen in Nextcloud Office. Dazu gehören deine Nextcloud-Benutzer-ID, dein Anzeigename und eine zufällige Kennung je Gerät.
    • Dein Lesestand bei Kommentaren und deine Einstellungen für Mitteilungen.
    • Wenn KI eingeschaltet ist, die KI-Ergebnisse und der KI-Verbrauch je Person.
  • Bei der Anmeldung legt die Nextcloud ein App-Passwort an. Es trägt den Gerätenamen „Noribert (iPhone)“, „Noribert (iPad)“, „Noribert (Mac)“ bzw. „Noribert (Teilen)“. Du siehst und widerrufst es in den Sicherheitseinstellungen deiner Nextcloud.

Um Änderungen anderer Mitglieder anzuzeigen, liest die App außerdem die Aktivitäten und Dateiversionen der Nextcloud.

Alle Mitglieder des Ordners sehen diese Daten. Gelöschte Dokumente landen zuerst im Papierkorb der App. Die GbR sichert den Ordner zusätzlich auf eigener Hardware.

Angemeldet wird über die Anmeldeseite der Nextcloud in einem Browserfenster ohne gespeicherte Cookies. Das App-Passwort liegt nur im Schlüsselbund dieses Geräts.

4. Mitteilungen (Apple iCloud und Push)

Damit du erfährst, dass jemand ein Dokument in den Eingang gelegt, dir eine Aufgabe zugewiesen, eine Aufgabe erledigt oder dich in einem Kommentar erwähnt hat, schreibt die App einen kurzen Eintrag in die öffentliche Datenbank der App in Apples iCloud (CloudKit). Das tut auch die Teilen-Erweiterung, wenn du etwas in einen Eingang legst. Apple stellt die Mitteilung dann über den Apple Push Notification Service zu.

Was in einem Eintrag steht:

  • Eine aus euren Benutzer-IDs abgeleitete Kennung. Sie ist mit einem geheimen Schlüssel gebildet, den nur Mitglieder des Nextcloud-Ordners kennen.
  • Eine Anzahl und der Zeitpunkt, an dem der Eintrag abläuft.
  • Bei Aufgaben und Kommentaren eine zufällige Kennnummer.
  • Die iCloud-Kennung, die Apple dem Ersteller für diese App zuteilt.

Was nicht darin steht: Namen, Dateinamen, Bereiche und Inhalte. Den lesbaren Text der Mitteilung baut dein Gerät selbst zusammen. Dafür lädt es den Titel der Aufgabe bzw. den Anfang des Kommentars aus eurer Nextcloud.

Das Gerät, das einen Eintrag geschrieben hat, löscht ihn nach 7 Tagen. Beim Abmelden löscht die App sofort alle eigenen Einträge und Mitteilungs-Abos dieses Kontos, sofern iCloud erreichbar ist. Ohne iCloud-Anmeldung gibt es keine Push-Mitteilungen, und die App gleicht stattdessen regelmäßig mit der Nextcloud ab. Erinnerungen an fällige Aufgaben plant jedes Gerät lokal. Mitteilungen lassen sich in der App unter Einstellungen > Mitteilungen und in den Systemeinstellungen abschalten.

5. KI-Funktionen (Anthropic, optional)

Noribert kann Dokumente mit KI benennen, einordnen, zusammenfassen und durchsuchen und Fragen zu Dokumenten beantworten. Diese Funktionen sind ausgeschaltet. Daten gehen erst an Anthropic, wenn alles hiervon zutrifft:

  • Du hast einen API-Schlüssel eingetragen.
  • Du hast vorher ausdrücklich eingewilligt.
  • Der Bereich (Hausverwaltung oder Privat) ist für KI freigegeben.
  • Das Dokument ist nicht mit „Nie an KI senden“ gesperrt.

Ohne diese Voraussetzungen sendet die App keine Inhalte an Anthropic. Nur beim Eintragen prüft sie den Schlüssel bei Anthropic. Dabei geht nur der Schlüssel hinaus.

Was übertragen wird: Die App sendet direkt von deinem Gerät an die Schnittstelle von Anthropic:

  • beim Benennen und Einordnen: den Text des Dokuments, den bisherigen Dateinamen und Ordner, die Namen der Ordner und Tags des Bereichs und die Absender, die an Dokumenten dieses Bereichs hängen;
  • bei Scans und Fotos ohne lesbaren Text: stattdessen Bilder der Seiten (die ersten drei und die letzte Seite). Bei PDFs lädt die App dafür eine Datei mit nur diesen Seiten hoch. Sie läuft nach höchstens einer Stunde ab, und die App löscht sie sofort nach der Antwort;
  • bei der Frage-Suche: deine Frage und Katalogzeilen zu passenden Dokumenten (Titel, Dateiname, Absender, Art, Datum, Kurzfassung, Schlagworte), danach die Absätze der bis zu sechs ausgewählten Dokumente;
  • im Chat: die Absätze der gewählten Dokumente, deine Fragen und den bisherigen Verlauf des Chats.

Dokumente enthalten oft Daten anderer Menschen, zum Beispiel von Miteigentümern, Verwaltern oder Handwerkern. Zugangsdaten wie Passwörter, PINs oder Aktivierungscodes macht die App im Text unkenntlich, bevor er das Gerät verlässt. In Seitenbildern geht das nicht. Erkennt die App dort Zugangsdaten, fragt sie jedes Mal vorher nach.

Empfänger: Anthropic Ireland, Limited, Dublin. Die Verarbeitung erfolgt auch bei Anthropic PBC in den USA. Grundlage ist der Auftragsverarbeitungsvertrag von Anthropic, der Teil der kommerziellen Bedingungen ist. Anthropic verwendet die Inhalte nach eigenen Angaben nicht zum Training und löscht Ein- und Ausgaben in der Regel innerhalb von 30 Tagen. Damit Folgefragen im Chat günstiger sind, hält Anthropic die Dokumente bis zu einer Stunde im Zwischenspeicher. Es gelten zusätzlich die Bedingungen und die Datenschutzerklärung von Anthropic.

Dein Schlüssel: Noribert braucht einen API-Schlüssel von Anthropic (er beginnt mit „sk-ant-“). Ein Claude-Abo gilt hier nicht. Anthropic rechnet jede Anfrage über das Konto ab, zu dem der Schlüssel gehört. Das Monatsbudget von 50 $ in der App ist nur eine Bremse in der App. Der Schlüssel gehört zu einem Arbeitsbereich der GbR bei Anthropic. Er liegt im Schlüsselbund und wird über deinen iCloud-Schlüsselbund mit deinen eigenen Geräten abgeglichen, wenn du „Nur auf diesem Gerät“ nicht einschaltest. Gibst du den KI-Zugang an ein anderes Gerät weiter, geht der Schlüssel Ende-zu-Ende-verschlüsselt über den Nextcloud-Ordner. Ihr bestätigt dafür auf beiden Geräten dieselbe vierstellige Zahl. Die Übergabedateien enthalten den Vornamen und die Geräteart (zum Beispiel „Norahs iPhone“) und werden nach der Übergabe gelöscht, spätestens nach 15 Minuten.

Ergebnisse: KI-Ergebnisse sind in der App als „KI-Vorschlag“ bzw. „KI-Antwort“ gekennzeichnet. KI kann sich irren. Prüfe deshalb wichtige Angaben im Dokument. Die KI gibt keine Rechts- oder Steuerberatung. Der Chat weist zu Beginn darauf hin. Die Ergebnisse der Erfassung (Name, Felder, Kurzfassung, Fristen) werden in der Nextcloud gespeichert, damit nicht jedes Gerät neu rechnet. Chats bleiben auf deinem Gerät, sind nicht Teil der Gerätesicherung und werden nach 90 Tagen gelöscht. Unter Einstellungen > KI siehst du ein Protokoll mit Dokument, Funktion, Zeitpunkt und Kosten, aber ohne Inhalte.

Widerruf: Unter Einstellungen > KI kannst du die Einwilligung jederzeit widerrufen, Bereiche sperren und den Schlüssel entfernen. Danach sendet die App nichts mehr an Anthropic. „KI-Daten dieses Bereichs entfernen“ löscht die gespeicherten KI-Ergebnisse eines Bereichs in der Nextcloud. Was Anthropic schon erhalten hat, löscht Anthropic nach den eigenen Fristen.

6. Office-Dokumente (Nextcloud Office / Collabora)

Word-, Excel- und andere Office-Dateien öffnest, bearbeitest und legst du über Nextcloud Office an. Der Collabora-Server office.robscloud.de gehört zur GbR und wird bei der netcup GmbH (Deutschland) betrieben. Er holt das Dokument und deinen Anzeigenamen direkt von der Nextcloud (WOPI) und speichert Änderungen dorthin zurück. PDFs öffnet die App nie in Collabora.

Die App zeigt die Bearbeitung in einem eingebetteten Browserfenster mit einem eigenen Speicher je Person. Nach jeder Sitzung und bei jedem Start löscht die App darin Cookies, Zwischenspeicher und Anmeldedaten. Erhalten bleiben nur Anzeige-Einstellungen von Collabora, zum Beispiel ob der Begrüßungshinweis schon gezeigt wurde. Beim Abmelden verschwindet der ganze Speicher. Damit Änderungen nach einem Absturz nicht verloren gehen, merkt sich die App die offenen Office-Sitzungen (Dateinummer, Größe, Änderungszeit), ohne Zugangsdaten. Exporte als PDF oder zum Teilen landen in einem temporären Ordner, der mit dem Fenster verschwindet.

7. Was auf deinem Gerät bleibt

  • Ein Abbild der Ordnerstruktur und Warteschlangen für noch nicht gesendete Änderungen und Dateien. Sie sind Teil der Gerätesicherung (iCloud-Backup bzw. Time Machine), damit nach einer Wiederherstellung nichts verloren geht.
  • Der Suchindex, der Text und die KI-Ergebnisse als lokale Kopie, die zuletzt geöffneten Dokumente und die Dokumente, die du offline behältst („Rucksack“). Am Mac sind standardmäßig beide Bereiche offline. Diese Kopien lassen sich jederzeit neu laden und sind nicht Teil der Gerätesicherung.
  • Am Mac bei „Bearbeiten mit …“ eine Arbeitskopie, die die App im Standardprogramm öffnet, zum Beispiel in Microsoft Word oder Pages. Für die Arbeit in diesem Programm gelten dessen eigene Regeln. Die Arbeitskopie ist nicht Teil der Gerätesicherung. Eine bearbeitete, noch nicht hochgeladene Fassung wartet in der Warteschlange.
  • Chats mit der KI (siehe 5).
  • Texterkennung in Scans, das Lesen von Überweisungs-QR-Codes (GiroCode), die Wortsuche und die Vorschläge ohne KI laufen auf dem Gerät.
  • Die Kamera nutzt die App nur zum Scannen von Dokumenten und zum Einlesen des QR-Codes beim Weitergeben des KI-Zugangs.
  • Im optionalen Messmodus speichert die App Antworten der Nextcloud auf dem Gerät, ohne Passwörter und Anmeldedaten, aber mit Datei- und Ordnernamen. Du findest sie in der App „Dateien“ bzw. im Finder.

8. Abmelden, Fernlöschen, App löschen

Abmelden (Einstellungen > Abmelden) löscht das App-Passwort in der Nextcloud und danach alle Daten der App auf diesem Gerät: Dateien, Kopien, Chats, Suchindex, Einstellungen, geplante Mitteilungen, den Office-Speicher sowie das App-Passwort, den KI-Schlüssel und die KI-Einwilligung im Schlüsselbund. Wird der KI-Schlüssel über den iCloud-Schlüsselbund abgeglichen, verschwindet er auch von deinen anderen Geräten. Die App sagt vorher, was noch nicht hochgeladen ist. Deine Dokumente in der Nextcloud bleiben unberührt. Ist die Nextcloud nicht erreichbar, bleibt das App-Passwort dort bestehen, bis du es in den Sicherheitseinstellungen löschst.

Fernlöschen: Markierst du ein Gerät in den Sicherheitseinstellungen der Nextcloud zum Löschen, löscht die App beim nächsten Kontakt alle Daten auf diesem Gerät wie beim Abmelden und meldet das der Nextcloud.

App löschen: Löschst du die App, verschwinden ihre Daten vom Gerät. Am Mac bleibt der Ordner ~/Library/Containers/RobEarth.Noribert stehen, bis du ihn selbst entfernst. Melde dich deshalb vorher ab. In der Nextcloud bleibt alles erhalten.

9. Keine Analyse, keine Werbung, kein Tracking

Noribert enthält keine Analyse- oder Werbedienste und keine Absturzmeldungen an Drittanbieter. Die einzige Fremdbibliothek ist ZIPFoundation. Mit ihr liest die App den Text von Word- und Excel-Dateien auf dem Gerät, und sie sendet nichts. Die App verfolgt dich nicht über andere Apps oder Websites. Wenn du in den Einstellungen deines Geräts das Teilen von Analysedaten mit App-Entwicklern erlaubst, schickt Apple anonyme Absturzberichte. Das regelt Apple.

10. Diese Webseite

Diese Seite (https://noribert.app.robspace.de) liegt bei der Hetzner Online GmbH in Falkenstein. Der Webserver protokolliert beim Aufruf die IP-Adresse, den Zeitpunkt, die aufgerufene Seite und die Browserkennung. Das dient der Sicherheit und dem Betrieb (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO). Die Protokolle werden nach höchstens 14 Tagen gelöscht. Die Seite setzt keine Cookies, nutzt keine Analyse und lädt Schriften vom eigenen Server.

11. Rechtsgrundlagen und Speicherdauer

  • Nextcloud, Mitteilungen, Office: Wir brauchen diese Daten für die gemeinsame Verwaltung der GbR und für die Funktionen, die du nutzt (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO). Für Daten Dritter in Dokumenten gilt unser berechtigtes Interesse an einer geordneten Hausverwaltung (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO). Gespeichert wird, bis ihr die Daten löscht oder gesetzliche Aufbewahrungsfristen enden.
  • KI: deine Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO). Für Daten Dritter in den gesendeten Dokumenten gilt zusätzlich Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO.
  • Signale in iCloud: höchstens 7 Tage. Chats: höchstens 90 Tage, nur auf dem Gerät. Hochgeladene Seiten bei Anthropic: bis zur Antwort, höchstens eine Stunde.

12. Deine Rechte

Du hast das Recht auf Auskunft, Berichtigung, Löschung, Einschränkung der Verarbeitung, Datenübertragbarkeit und Widerspruch (Art. 15 bis 21 DSGVO). Eine Einwilligung kannst du jederzeit für die Zukunft widerrufen. Schreib dafür an support@robspace.de.

Du kannst dich bei einer Datenschutz-Aufsichtsbehörde beschweren, zum Beispiel beim Hessischen Beauftragten für Datenschutz und Informationsfreiheit (HBDI).

13. Änderungen

Ändert sich, was die App mit Daten tut, passen wir diese Erklärung an. Bei den KI-Funktionen fragt die App bei einer neuen Fassung des Einwilligungstexts erneut.